I et åpent brev fra kommunestyrerepresentant Per Arne Gjelsvik (V) til ordfører Isak Veierud Busch (AP), spurte han om status for innføringen av Helseplattformen i Røros kommune. Her kommer svaret fra ordføreren:
(Se link til det opprinnelige brevet nederst i saken)
Oppstarten med behovet for ny løsning startet i 2012, og etter dette har det være lange prosesser der kommunene har vært tett involvert. I forbindelse med forberedende aktiviteter, og etter hvert arbeidet med kravspekken, så var det 500 fageksperter inne, fra både spesialist- og primærhelsetjeneste inkl. fra 23 kommuner. Det er dette alle kommuner også etter hvert og blant annet har hatt som grunnlag i sine vurderinger. Prosessen har altså pågått i 10 år i utallige omganger og vurderinger, der det også ble avklart at dette skulle bli et AS. Det gir oss andre muligheter for å påvirke og ta ansvar for innhold og bruk og videreutvikling av systemet, på en helt annen måte enn i et ordinært kunde-leverandør-forhold
Saken har vært behandlet i Røros kommunestyre flere ganger, i tråd med de behov det var for vedtak, bl.a. vedtak om utløsning av opsjon, og senere vedtak om inngåelse av samarbeids- og tjenesteavtale og kjøp av 31 aksjer. Jeg viser spesifikt til sak 13/21
Aksjene ble kjøpt etter/i tråd med vedtaket i kommunestyret, praktisk talt i 2022. HP vil derfor komme inn i eiermeldingen for 2022. Den er altså ikke utelatt, men forberedt inn slik eierpolitikken sier. Den ligger klar!
I tillegg har HP vært behandlet i forbindelse med budsjett- og økonomiplan. Både driftsmidler og investeringsmidler er behandlet og vedtatt, både for 2022 og 2023
Helseplattformen er et svært system og i betydelig grad også et endringsprosjekt. Per i dag har 5% av Helse midts innbyggere har tatt løsningen i bruk, og 18% har startet forberedende aktiviteter. I disse dager skal også Ålesund starte opp.
Målsetningen står fast: Én innbygger – én journal.
I rapporten fra Helsepersonellkommisjonen pekes det også på samhandling mellom foretak og kommuner i et felles journalsystem der innbygger har en journal å forholde seg til.
Med tanke på hvor mye som sies og skrives om Helseplattformen tenker jeg det er bra at riksrevisjonen nå skal gjennomføre en granskning. Da vil vi få et klarere bilde på de faktiske forhold av en uavhengig part, som helt sikkert vil bidra til en bedre felles virkelighetsforståelse. Ulike regjeringer har tilført mange millioner til dette nasjonale satsingsprosjektet i HelseMidt- området, så det er naturlig at det ønskes en grundig gjennomgang.
Jeg tror alle kan være enige om at den situasjonen som beskrives ved St. Olavs ikke er god. Og det er av stor viktighet at de utfordringene de har med HP løses. Også i vår kommune har vi noen utfordringer med systemet, men ikke i nærheten av det som tilsynelatende er tilfellet hos St. Olav.
Jeg deler ikke Gjelsviks oppfatning om at ledelsen i Røros kommune er «blind» for de utfordringene som fortsatt ligger i HP. Det er jevnlig kontakt mellom HP og kommunen, der kommunen melder tilbake om hva som ikke fungerer tilfredsstillende. Personlig tror jeg det faktisk er en hensiktsmessig måte å gjøre det på – nettopp å ta det opp direkte med de som leverer systemet så problemer kan løses.
I orienteringer til kommunestyret og formannskapet fra kommunedirektøren har det også vært åpenhet om utfordringer knyttet til løsningen, og i forbindelse med den såkalte «brev-saken» ble formannskapet orientert umiddelbart, i tillegg til at det ble lagt ut informasjon på nettsidene – som også media fanget opp. Men det kan ikke være slik at kommunedirektøren må rapportere løpende tilbake til kommunestyret på feil og mangler ved IT-systemer (som helt sikkert dukker opp daglig) i de 240 ulike systemene Røros kommune har.
1) Kravspekken ble laget i fellesskap mellom kommuner (primærhelsetjenesten) og Helse-Midt (spesialisthelsetjenesten) i en omfattende prosess, som undervegs involverte ca. 500 fageksperter fra spesialisthelsetjenesten og primærhelsetjenesten inkl. 23 kommuner. Det er dette kommunen har hatt som grunnlag i sine vurderinger.
2) Røros kommune gjennom hele prosessen siden 12.11 gjennomført opplæringstiltak sammen med Helseplattformen uten at det har kostet noe ekstra. Antall saker meldt pr 14/4 var 319 hvorav 281 er status løst. Dette er altså «saker» meldt. Det er både konkrete småting som rettes med det samme, og det er funksjonalitet som rettes opp. Det må skilles mellom saker som er meldt inn, brukerfeil og direkte avvik som kommunen har registret. Noe er komplekst mens noe lar seg enkelt løse. Av direkte avvik fra 12/11 til i dag er det registret 5 avvik som er knyttet opp til feil i HP. Dette er ikke et økende tall fra de forrige systemene kommunen brukte. Ellers vil jeg også vise til oversikt over åpne og lukkede avvik i kommunedirektørens rapportering på internkontroll i forbindelse med års- og tertialrapporter.
Røros har de samme arenaene å ta opp saker som de andre 8 kommunene som har tatt i bruk løsningen. Dette er strukturerte møtearenaer sammen med HP, og Røros kommune tar selvsagt opp det som ikke fungere godt nok. I hovedsak er dette ganske likt kommunene imellom, og de fleste er felles problemstillinger. Et eksempel på en slik felles sak er integrasjon og standardisering av faktureringssystem og bedre funksjonalitet for HDO, fysio og TFF. En annen bekymring er om ressurser fra HP i for stor grad sluses inn til St Olav, dette må vi følge nøye med på og gi uttrykk for på de riktige arenaene
3) Det løpende ansvaret for arbeidstagere og hvilke verktøy de bruker for å løse sine arbeidsoppgaver er kommunedirektørens ansvar. Røros kommune har som nevnt 240 ulike digitale verktøy. Det er vanskelig, for ikke å si umulig, for ordføreren å ha førstehånds kompetanse og erfaring med bruk av alle disse. Helseplattformen som system er nå brukt i ca. 5 måneder, og jeg mener det er for tidlig å konkludere med noe nå.
Ledelsen i virksomhetene mottar også det de opplever som meget nyttige tilbakemeldinger fra medlemsmøter som blant annet Fagforbundet og NSF gjennomfører. Trenden i tilbakemeldingene er at det fortsatt er noen som synes dette er en krevende endring, men at det generelt er en positiv utvikling over tid. Noen framhever også at dette gir bedre tverrfaglig samhandling. De kommer også med gode innspill til hva som må forbedres, til videre opplæring og andre utfordringer som da meldes opp og eventuelt tas videre i møter med HP om dette ikke er noe som kan løses internt.
4) De jevnlige statusmøtene (hver 14. dag) mellom ledelse inkl. prosjektledelse og tillitsvalgte er en sentral del i løpende evaluering av løsningen. I tillegg har Fagforbundet og NSF medlemsmøter som følger situasjonen. Ledelsen får tilbakemeldinger i etterkant av disse møtene som er svært verdifulle i denne sammenheng og som også er bidrag til å sette inn ev nye eller endrede tiltak med f.eks. opplæring eller andre forhold. Jeg mener det vil være naturlig med en helhetlig, overordnet evaluering etter hvert, der ansattes opplevelse selvsagt skal komme frem, men jeg mener det er for tidlig i løpet etter kun 5 måneder.
5) Det er fristende å stille spørsmål om hva det er som stoppes, og hvor det i så fall stoppes? Ingen medarbeidere i Røros kommune har munnkurv. Røros kommune har godt etablerte arenaer sammen med tillitsvalgte som brukes aktivt også i forbindelse med innføring av Helseplattformen. Saken står som fast punkt på agendaen i SU (Samarbeidsutvalg med hovedtillitsvalgte der også hovedverneombudet deltar), møter hver 14. dag med NSF og Fagforbundet som spesifikt går på å fange opp innspill fra brukerne), i tillegg til den jevnlige dialogen lederne har med sine medarbeidere. Alle virksomheter i Røros kommune har også arbeidsmiljøgrupper som består av leder, verneombud og tillitsvalgt. Dette er gode arenaer for å ta opp ulike temaer.
6) Ingen får krav om å være en slags prøvekanin. Det er laget en fastlegemodul som allerede er tatt i bruk i Trondheim og på legevakt der, men videre utrulling av den ble stoppet fra HP fordi den ikke var god nok, og det ble godt mottatt også hos oss. I forkant av dette var det tett kommunikasjon med HP, og også legene og legekontoret hos oss. Dette var en riktig og nødvendig beslutning.
Drift er kommunedirektørens ansvar. Dialogen med legekontoret er god, også legene spesifikt inkl. HTV for legeforeningen, om fastlegeløsningen. Jeg forutsetter den også vil være det videre prosessen når kommunen på et tidspunkt er klare for å ta i bruk en forbedret versjon – som ikke blir lansert før den er vurdert som konkurransedyktig. Når fastlegemodulen er tatt i bruk, har vi mulighet til å på sikt få full effekt av at vi har gjennomgående journalsystem for primær- spesialist- og fastlegetjenestene. Vår kommuneoverlege sitter også i en faggruppe for fastlegene i HP, på vegne av kommunene.
7) Dette er utdypende beskrevet i saksframlegget til sak 13/21 i kommunestyrepapirene for møtet den 25.03.2021, der to scenarier er omtalt, enten å ta i bruk Helseplattformen, eller å fortsette på det som da var dagens EPJ-løsninger. Oppsummeringer og risikoer ved begge scenariene er godt beskrevet. Jeg vil også nevne at fysioterapeuttjenesten anskaffet et nytt journalsystem i underkant av 2 år før innføring av Helseplattformen, fordi det systemet de brukte sammen med pleie- og omsorgstjenesten ikke tilfredsstilte deres krav til løsning.
8) Investeringsbeløpet er politisk behandlet og innarbeidet i budsjett og økonomiplan. Investeringsbeløp påvirkes ikke av antall kommuner, jf samarbeidsavtalens bilag som omhandler økonomi. Det som ligger til grunn, er at verken dagens eiere eller fremtidige opsjonsaktører vil måtte dekke investeringskostnadene for aktører som velger å ikke ta del i Helseplattformen.
Om statlige lån skulle bli omgjort til tilskudd, vil kostnaden til aktørene låneopptaket er relevant for, reduseres tilsvarende, da Helseplattformen er et selskap som ikke skal opparbeide egenkapital eller utbetale utbytte. Drifta må også tilpasses til enhver tid omfanget av kommuner, og dette er noe som følges nøye av både styre og administrasjon i HP. men som også vi som eiere må følge tett med på, og som i sin tur er tema for faglige eiermøter og generalforsamling. Rammer for drift er lagt i tjenesteavtalen.
Når det gjelder «skroting» HP vil den økonomiske konsekvensen være avhengig av bakgrunnen for dette. (Dette blir imidlertid litt hypotetisk, da det er bekreftet flere ganger fra både Helse- Midt, statsråd m.fl at HP har kommet for å bli, og at det nå handler om å rette feil og å forbedre systemet). Om HP som selskap av en eller annen grunn skulle bli nedlagt eller på annen måte skulle opphøre, vil det være naturlig å se for seg at Røros vil få tilbakebetalt sin respektive andel av «boet» etter at selskapets forpliktelser er gjort opp. Det er umulig å beregne hvordan dette vil se ut rent tallmessig. Restbeløpet som er aktivert i vår balanse vil deretter måtte føres bort, og tas som kostnad i det året det gjøres. Den største kostnaden vil være knyttet til at man da må starte helt på nytt, med kravspesifikasjoner, anbud, anskaffelse og innføring av nye systemer. Det finnes ingen alternativer til HP i dag, som kan dekke alle nødvendige tjenesteområder. Kostnaden knyttet til dette er også umulig å beregne nå, men det er ingen grunn til å tro at en ny innføring av flere systemer i helse- og omsorgstjenestene til erstatning for HP vil være rimeligere enn det innføringsløpet som nå er kjørt med HP. Dette ble også vurdert i den tidligere nevnte saken i KST 13/21 om inngåelse av samarbeidsavtale/tjenesteavtale.
Om Røros ensidig sier opp sin avtale med HP, vil det helt sikkert ha betydelige økonomiske konsekvenser for oss da dette vil være et brudd på eieravtale.
9) Hovedpoenget er at den kommunale samarbeidsavtalen samt driften av den faglige beslutningsstrukturen og arbeidet opp mot samarbeidsrådet med de funksjonene som ellers er nevnt i avtalen legger opp til at kommunene samarbeider godt, og det er bra! Vi må ikke avgi ressurser til dette kommunale sekretariatet, det er feil, denne avtalen er frivillig. Men en samarbeidsavtale er bra fordi vi da kan koordinere oss – på sammen måten som sikkert helseforetakene vil gjøre det, på sin side. Kommunal samarbeidsavtale var ellers også et punkt i kommunedirektøren sin orientering i kommunestyret før jul. Det er samtidig viktig å understreke at dette er et arbeid som på ingen måte er sluttført, men er i prosess i Samarbeidsrådet for opsjonskommuner.
10) Ja.
Isak V Busch, ordfører.
Her kan du lese brevet fra Per Arne Gjelsvik (V): Helseplattformen, hva er status?
