Ja til granskning av helseplattformen

Når vi nå får en granskning av helseplattformen, så ønsker Røros Sv at Røros kommune er fremoverlente og samarbeider med Riksrevisjonen, skriver Hilde M.G Danielsen i dette leserinnlegget.

Dette er et leserinnlegg. Innlegget gir uttrykk for skribentens holdninger.

Riksrevisjonen skal nå etter sommeren gå i gang med en granskning av helseplattformen i samarbeid med Trondheim kommune og andre kommuner, også Røros kommune.

Bakgrunnen for den granskningen er alle de alvorlige feil og mangler som er blitt observert og registrert i bruk av helseplattformen.

Sv på Stortinget, ønsket en granskning av helseplattformen.

Dette for å sikre at helseplattformen har de kvaliteter og funksjonalitet som er forventet til et slikt system. Og for å avverge fremtidige feil og mangler.

Slik jeg har forstått har vi her i Røros kommune kommet godt i gang med helseplattformen.

Og det har kommet en del utfordringer også her.

Men vi har ennå ikke innført dette systemet for legesenteret. Og som jeg også forstår burde man avvente en god stund til før denne kan bli innført også der.

Mye er sagt, og det er mange opplevelser og forskjellige meninger om helseplattformen, også iblant helsepersonell selv.

Lokalt så står Sv som en av de som har ønsket helseplattformen velkommen. Og var med å stemte for å inngå en avtale som da gir oss anskaffelse og innføring i helseplattformen. Vi er derfor svært opptatt av at dette systemet skal være sikkert, funksjonelt og et godt arbeidsverktøy for helsepersonellet vårt.

Når vi nå får en granskning av helseplattformen, så ønsker Røros Sv at Røros kommune er fremoverlente og samarbeider med Riksrevisjonen. Det vil gi oss gode svar på hvordan systemet fungerer idag og hva som må gjøres videre om det eventuelt må forbedres.

Det følger selvsagt med noen «barnesykdommer» når man skal innføre nye systemer. Det er vi alle oppmerksomme på, og har forståelse for.

Men alvorlige feil og mangler med for dårlig kvalitet for både brukere, pasienter og helsepersonell må vi unngå.

Men også for å ikke gjøre arbeidsdagen til helsepersonell vanskeligere, og for sikkerhet og kvalitet.

Det er tross alt helsepersonell som skal bruke helseplattformen som sitt arbeidsverktøy.

Dette vil kun være positivt for Røros kommune og for våre ansatte i helsesektoren.

Vi må alltid være frempå og foroverlent for å kunne forbedre oss, og gi våre innbyggere trygge gode tjenester.

En kvalitetssjekk som denne granskningen er, vil gi oss nettopp dette.

Og det ønsker vi hjertelig velkommen.

Hilde M G Danielsen, Røros Sv.

Mange millioner i merforbruk

Helse og omsorgstjenestene i Røros kommune har et samlet merforbruk på cirka 13,9 millioner kroner i 2022. Av dette beløpet er 5 millioner knyttet til koronatiltak, og det kompenseres i finansområdet. Netto avvik i driftsbudsjettet for området er derfor på rundt 8,9 millioner kroner, noe som samsvarer med prognosene fra 2. tertial 2022, skriver Røros kommune i sin årsmelding for 2022.

Hovedårsaken til merforbruket er knyttet til kostnader forbundet med innleie av personell fra bemanningsbyrå for å sikre forsvarlige tjenester. Innleiekostnadene er spesielt høye innen institusjonsbaserte tjenester, men også hjemmebaserte tjenester og legesenteret har måttet benytte seg av vikarbyråtjenester i løpet av året.

– Røros kommune ønsker helst å unngå å bruke innleid personell og har gjort betydelige anstrengelser for å rekruttere fast ansatte til de ledige stillingene, står det i rapporten.

I tillegg har virksomhetene innen helse og omsorg i Røros kommune brukt ressurser på innføringen av Helseplattformen i løpet av 2022. Kostnadene knyttet til dette prosjektet er imidlertid fullt ut kompensert og belastet Sentraladministrasjonens budsjett, i tråd med vedtaket i årsbudsjettet.

Bemanningsproblemene, sammen med høye strømpriser og rentenivå, utgjør de største økonomiske utfordringene Røros kommune har stått overfor i 2022. Disse problemene vil fortsette å påvirke kommunen i 2023, og arbeidet med å sikre tilstrekkelig tilgang på arbeidskraft vil være en viktig del av arbeidet for å oppnå økonomisk stabilitet i fremtiden.

Rekruttering av leger, sykepleiere og helsefagarbeidere har vært en betydelig utfordring for virksomhetene innen helse og omsorg i 2022. Stillinger har stått ubesatte i flere måneder på grunn av mangel på kvalifiserte søkere. I tillegg har sykefravær og ferieavvikling ført til økt antall udekkede vakter. Prisene på varer har også økt i løpet av 2022, primært på grunn av høye strømpriser, mangel på råvarer og generell prisøkning innen transportsektoren.

Budsjettrammene for virksomhetene innen helse og omsorg er ikke tilstrekkelige for å dekke dagens behov, selv med riktig bemanning på plass. Dette indikerer behovet for en gjennomgang og justering av budsjettprioriteringene for å kunne opprettholde et tilfredsstillende tjenestetilbud i kommunen.

Ordføreren svarer Per Arne Gjelsvik angående Helseplattformen

I et åpent brev fra kommunestyrerepresentant Per Arne Gjelsvik (V) til ordfører Isak Veierud Busch (AP), spurte han om status for innføringen av Helseplattformen i Røros kommune. Her kommer svaret fra ordføreren:

(Se link til det opprinnelige brevet nederst i saken)

Oppstarten med behovet for ny løsning startet i 2012, og etter dette har det være lange prosesser der kommunene har vært tett involvert. I forbindelse med forberedende aktiviteter, og etter hvert arbeidet med kravspekken, så var det 500 fageksperter inne, fra både spesialist- og primærhelsetjeneste inkl. fra 23 kommuner. Det er dette alle kommuner også etter hvert og blant annet har hatt som grunnlag i sine vurderinger. Prosessen har altså pågått i 10 år i utallige omganger og vurderinger, der det også ble avklart at dette skulle bli et AS. Det gir oss andre muligheter for å påvirke og ta ansvar for innhold og bruk og videreutvikling av systemet, på en helt annen måte enn i et ordinært kunde-leverandør-forhold

Saken har vært behandlet i Røros kommunestyre flere ganger, i tråd med de behov det var for vedtak, bl.a. vedtak om utløsning av opsjon, og senere vedtak om inngåelse av samarbeids- og tjenesteavtale og kjøp av 31 aksjer. Jeg viser spesifikt til sak 13/21

Aksjene ble kjøpt etter/i tråd med vedtaket i kommunestyret, praktisk talt i 2022. HP vil derfor komme inn i eiermeldingen for 2022. Den er altså ikke utelatt, men forberedt inn slik eierpolitikken sier. Den ligger klar!

I tillegg har HP vært behandlet i forbindelse med budsjett- og økonomiplan. Både driftsmidler og investeringsmidler er behandlet og vedtatt, både for 2022 og 2023

Helseplattformen er et svært system og i betydelig grad også et endringsprosjekt. Per i dag har 5% av Helse midts innbyggere har tatt løsningen i bruk, og 18% har startet forberedende aktiviteter. I disse dager skal også Ålesund starte opp.  

Målsetningen står fast: Én innbygger – én journal. 

I rapporten fra Helsepersonellkommisjonen pekes det også på samhandling mellom foretak og kommuner i et felles journalsystem der innbygger har en journal å forholde seg til.

Med tanke på hvor mye som sies og skrives om Helseplattformen tenker jeg det er bra at riksrevisjonen nå skal gjennomføre en granskning. Da vil vi få et klarere bilde på de faktiske forhold av en uavhengig part, som helt sikkert vil bidra til en bedre felles virkelighetsforståelse. Ulike regjeringer har tilført mange millioner til dette nasjonale satsingsprosjektet i HelseMidt- området, så det er naturlig at det ønskes en grundig gjennomgang. 

Jeg tror alle kan være enige om at den situasjonen som beskrives ved St. Olavs ikke er god. Og det er av stor viktighet at de utfordringene de har med HP løses.  Også i vår kommune har vi noen utfordringer med systemet, men ikke i nærheten av det som tilsynelatende er tilfellet hos St. Olav.

Jeg deler ikke Gjelsviks oppfatning om at ledelsen i Røros kommune er «blind» for de utfordringene som fortsatt ligger i HP.  Det er jevnlig kontakt mellom HP og kommunen, der kommunen melder tilbake om hva som ikke fungerer tilfredsstillende. Personlig tror jeg det faktisk er en hensiktsmessig måte å gjøre det på – nettopp å ta det opp direkte med de som leverer systemet så problemer kan løses. 

I orienteringer til kommunestyret og formannskapet fra kommunedirektøren har det også vært åpenhet om utfordringer knyttet til løsningen, og i forbindelse med den såkalte «brev-saken» ble formannskapet orientert umiddelbart, i tillegg til at det ble lagt ut informasjon på nettsidene – som også media fanget opp. Men det kan ikke være slik at kommunedirektøren må rapportere løpende tilbake til kommunestyret på feil og mangler ved IT-systemer (som helt sikkert dukker opp daglig) i de 240 ulike systemene Røros kommune har. 

1) Kravspekken ble laget i fellesskap mellom kommuner (primærhelsetjenesten) og Helse-Midt (spesialisthelsetjenesten) i en omfattende prosess, som undervegs involverte ca. 500 fageksperter fra spesialisthelsetjenesten og primærhelsetjenesten inkl. 23 kommuner. Det er dette kommunen har hatt som grunnlag i sine vurderinger. 

2) Røros kommune gjennom hele prosessen siden 12.11 gjennomført opplæringstiltak sammen med Helseplattformen uten at det har kostet noe ekstra. Antall saker meldt pr 14/4 var 319 hvorav 281 er status løst. Dette er altså «saker» meldt. Det er både konkrete småting som rettes med det samme, og det er funksjonalitet som rettes opp. Det må skilles mellom saker som er meldt inn, brukerfeil og direkte avvik som kommunen har registret. Noe er komplekst mens noe lar seg enkelt løse. Av direkte avvik fra 12/11 til i dag er det registret 5 avvik som er knyttet opp til feil i HP. Dette er ikke et økende tall fra de forrige systemene kommunen brukte. Ellers vil jeg også vise til oversikt over åpne og lukkede avvik i kommunedirektørens rapportering på internkontroll i forbindelse med års- og tertialrapporter.

Røros har de samme arenaene å ta opp saker som de andre 8 kommunene som har tatt i bruk løsningen. Dette er strukturerte møtearenaer sammen med HP, og Røros kommune tar selvsagt opp det som ikke fungere godt nok. I hovedsak er dette ganske likt kommunene imellom, og de fleste er felles problemstillinger. Et eksempel på en slik felles sak er integrasjon og standardisering av faktureringssystem og bedre funksjonalitet for HDO, fysio og TFF.  En annen bekymring er om ressurser fra HP i for stor grad sluses inn til St Olav, dette må vi følge nøye med på og gi uttrykk for på de riktige arenaene

3) Det løpende ansvaret for arbeidstagere og hvilke verktøy de bruker for å løse sine arbeidsoppgaver er kommunedirektørens ansvar. Røros kommune har som nevnt 240 ulike digitale verktøy. Det er vanskelig, for ikke å si umulig, for ordføreren å ha førstehånds kompetanse og erfaring med bruk av alle disse. Helseplattformen som system er nå brukt i ca. 5 måneder, og jeg mener det er for tidlig å konkludere med noe nå.   

Ledelsen i virksomhetene mottar også det de opplever som meget nyttige tilbakemeldinger fra medlemsmøter som blant annet Fagforbundet og NSF gjennomfører. Trenden i tilbakemeldingene er at det fortsatt er noen som synes dette er en krevende endring, men at det generelt er en positiv utvikling over tid. Noen framhever også at dette gir bedre tverrfaglig samhandling. De kommer også med gode innspill til hva som må forbedres, til videre opplæring og andre utfordringer som da meldes opp og eventuelt tas videre i møter med HP om dette ikke er noe som kan løses internt. 

4) De jevnlige statusmøtene (hver 14. dag) mellom ledelse inkl. prosjektledelse og tillitsvalgte er en sentral del i løpende evaluering av løsningen. I tillegg har Fagforbundet og NSF medlemsmøter som følger situasjonen. Ledelsen får tilbakemeldinger i etterkant av disse møtene som er svært verdifulle i denne sammenheng og som også er bidrag til å sette inn ev nye eller endrede tiltak med f.eks. opplæring eller andre forhold. Jeg mener det vil være naturlig med en helhetlig, overordnet evaluering etter hvert, der ansattes opplevelse selvsagt skal komme frem, men jeg mener det er for tidlig i løpet etter kun 5 måneder. 

5) Det er fristende å stille spørsmål om hva det er som stoppes, og hvor det i så fall stoppes? Ingen medarbeidere i Røros kommune har munnkurv. Røros kommune har godt etablerte arenaer sammen med tillitsvalgte som brukes aktivt også i forbindelse med innføring av Helseplattformen. Saken står som fast punkt på agendaen i SU (Samarbeidsutvalg med hovedtillitsvalgte der også hovedverneombudet deltar), møter hver 14. dag med NSF og Fagforbundet som spesifikt går på å fange opp innspill fra brukerne), i tillegg til den jevnlige dialogen lederne har med sine medarbeidere. Alle virksomheter i Røros kommune har også arbeidsmiljøgrupper som består av leder, verneombud og tillitsvalgt. Dette er gode arenaer for å ta opp ulike temaer. 

6) Ingen får krav om å være en slags prøvekanin. Det er laget en fastlegemodul som allerede er tatt i bruk i Trondheim og på legevakt der, men videre utrulling av den ble stoppet fra HP fordi den ikke var god nok, og det ble godt mottatt også hos oss. I forkant av dette var det tett kommunikasjon med HP, og også legene og legekontoret hos oss. Dette var en riktig og nødvendig beslutning. 

Drift er kommunedirektørens ansvar. Dialogen med legekontoret er god, også legene spesifikt inkl. HTV for legeforeningen, om fastlegeløsningen. Jeg forutsetter den også vil være det videre prosessen når kommunen på et tidspunkt er klare for å ta i bruk en forbedret versjon – som ikke blir lansert før den er vurdert som konkurransedyktig. Når fastlegemodulen er tatt i bruk, har vi mulighet til å på sikt få full effekt av at vi har gjennomgående journalsystem for primær- spesialist- og fastlegetjenestene. Vår kommuneoverlege sitter også i en faggruppe for fastlegene i HP, på vegne av kommunene. 

7) Dette er utdypende beskrevet i saksframlegget til sak 13/21 i kommunestyrepapirene for møtet den 25.03.2021, der to scenarier er omtalt, enten å ta i bruk Helseplattformen, eller å fortsette på det som da var dagens EPJ-løsninger. Oppsummeringer og risikoer ved begge scenariene er godt beskrevet. Jeg vil også nevne at fysioterapeuttjenesten anskaffet et nytt journalsystem i underkant av 2 år før innføring av Helseplattformen, fordi det systemet de brukte sammen med pleie- og omsorgstjenesten ikke tilfredsstilte deres krav til løsning.

8) Investeringsbeløpet er politisk behandlet og innarbeidet i budsjett og økonomiplan. Investeringsbeløp påvirkes ikke av antall kommuner, jf samarbeidsavtalens bilag som omhandler økonomi. Det som ligger til grunn, er at verken dagens eiere eller fremtidige opsjonsaktører vil måtte dekke investeringskostnadene for aktører som velger å ikke ta del i Helseplattformen.

Om statlige lån skulle bli omgjort til tilskudd, vil kostnaden til aktørene låneopptaket er relevant for, reduseres tilsvarende, da Helseplattformen er et selskap som ikke skal opparbeide egenkapital eller utbetale utbytte. Drifta må også tilpasses til enhver tid omfanget av kommuner, og dette er noe som følges nøye av både styre og administrasjon i HP. men som også vi som eiere må følge tett med på, og som i sin tur er tema for faglige eiermøter og generalforsamling. Rammer for drift er lagt i tjenesteavtalen.

Når det gjelder «skroting» HP vil den økonomiske konsekvensen være avhengig av bakgrunnen for dette. (Dette blir imidlertid litt hypotetisk, da det er bekreftet flere ganger fra både Helse- Midt, statsråd m.fl at HP har kommet for å bli, og at det nå handler om å rette feil og å forbedre systemet). Om HP som selskap av en eller annen grunn skulle bli nedlagt eller på annen måte skulle opphøre, vil det være naturlig å se for seg at Røros vil få tilbakebetalt sin respektive andel av «boet» etter at selskapets forpliktelser er gjort opp. Det er umulig å beregne hvordan dette vil se ut rent tallmessig. Restbeløpet som er aktivert i vår balanse vil deretter måtte føres bort, og tas som kostnad i det året det gjøres. Den største kostnaden vil være knyttet til at man da må starte helt på nytt, med kravspesifikasjoner, anbud, anskaffelse og innføring av nye systemer. Det finnes ingen alternativer til HP i dag, som kan dekke alle nødvendige tjenesteområder. Kostnaden knyttet til dette er også umulig å beregne nå, men det er ingen grunn til å tro at en ny innføring av flere systemer i helse- og omsorgstjenestene til erstatning for HP vil være rimeligere enn det innføringsløpet som nå er kjørt med HP. Dette ble også vurdert i den tidligere nevnte saken i KST 13/21 om inngåelse av samarbeidsavtale/tjenesteavtale.

Om Røros ensidig sier opp sin avtale med HP, vil det helt sikkert ha betydelige økonomiske konsekvenser for oss da dette vil være et brudd på eieravtale.

9) Hovedpoenget er at den kommunale samarbeidsavtalen samt driften av den faglige beslutningsstrukturen og arbeidet opp mot samarbeidsrådet med de funksjonene som ellers er nevnt i avtalen legger opp til at kommunene samarbeider godt, og det er bra! Vi må ikke avgi ressurser til dette kommunale sekretariatet, det er feil, denne avtalen er frivillig. Men en samarbeidsavtale er bra fordi vi da kan koordinere oss – på sammen måten som sikkert helseforetakene vil gjøre det, på sin side. Kommunal samarbeidsavtale var ellers også et punkt i kommunedirektøren sin orientering i kommunestyret før jul. Det er samtidig viktig å understreke at dette er et arbeid som på ingen måte er sluttført, men er i prosess i Samarbeidsrådet for opsjonskommuner. 

10) Ja. 

Isak V Busch, ordfører.

Her kan du lese brevet fra Per Arne Gjelsvik (V): Helseplattformen, hva er status?

Helsetjenestens eget verktøy: Kronikk fra ledelsen i Helseplattformen

I den opphetede debatten om Helseplattformen er det flere nyanser og fakta som går tapt. Teknologien som innføres vil hjelpe oss å oppfylle visjonen om en bedre, mer sammenhengende helsetjeneste for innbyggerne i Midt-Norge.

Dette er en kronikk. Kronikken gir uttrykk for skribentens holdninger. Tekst: Styreleder i Helseplattformen, Helge Magne Garåsen og administrerende direktør ved Helseplattformen, Torbjørg Vanvik.

Helseplattformen er kanskje helsetjenestens største endringsprosjekt noensinne. Et teknologisk kvantesprang, vanskelig nok å gjennomføre under normale forhold. Det er gjennomført under og etter en pandemi og i en vanskelig driftssituasjon i hele helsetjenesten. Innsatsen til de ansatte som står i denne omstillingen er formidabel. 

Helseplattformen er et verktøy, eid av helsetjenesten selv. Det er både navnet på et IT-system, et stort endringsprosjekt for hele helsetjenesten i regionen, og et offentlig eid selskap som skal være leverandør av felles journalløsning for hele Midt-Norge.
Selskapet har i oppdrag å bidra til å utvikle løsningen basert på teknologien som er kjøpt inn fra amerikanske Epic, og til innføring og opplæring, i samarbeid med ledelsen i sykehus og kommune. Helseplattformen AS har nå 24 eiere: Helse Midt-Norge som eier alle sykehusene, og 23 kommuner.  

Sju kommuner med Trondheim i spissen er i drift og melder om solide fremskritt. Systemet er i bruk ved alle sykehuslaboratoriene i regionen. 100.000 innbyggere har tatt i bruk portalen HelsaMi, der oppdatert informasjon kan deles mellom behandler og pasient. 

Innføringen ved St.Olavs hospital har vært krevende. Det fører til utsettelse av videre innføring i helseforetakene. Styre og eiere erkjenner at det trengs mer tid. De ansatte fortjener respekt for en tøff omstilling. Forbedringene som nå gjøres kommer de neste sykehusene til gode.

Kontrakten med Epic ble inngått etter en anskaffelsesprosess der helsepersonell fra hele regionen stilte kravene. Systemet er driftssikkert og brukes i 2700 sykehus og virksomheter verden over, mange av dem ledende innen helsetjenester. Unikt for den norske versjonen er spesialutviklet programvare for kommunal helsetjeneste. Unikt for prosjektet er arbeidet med å knytte alle som tilbyr offentlig helsetjeneste sammen i én felles løsning. 

Betydelig teknologisk og helsefaglig kompetanse er samlet i Helseplattformen, men det er ikke verken selskapet eller Epic som ensidig bestemmer hvordan den nye plattformen skal være. Systemet kan settes opp (konfigureres) på ulike måter. Nesten 500 fageksperter fra sykehus og kommuner, fastleger inkludert, har deltatt i en faglig beslutningsstruktur, en nyskapende samhandlingsarena organisert av Helseplattformen. Når noen beslutninger om oppsett har vist seg å fungere dårlig i praksis, bygges det om. Helseplattformens ansatte bygger om og retter, mens sykehuset påpeker behovene og stiller med fageksperter som kan prøve ut og godkjenne. Her er det god dialog og god fremdrift. 

Flere fastleger er involvert i å forbedre løsningen. God nok brukervennlighet er avgjørende i en travel fastlegehverdag. Utrulling for fastlegene er på pause til de selv er fornøyd med kvaliteten.

Det er ikke lett å være første brukere av et system og en arbeidsform ingen i Norge har erfaring med fra før. Det oppleves tungvint og fremmed av noen, og tar tid å mestre. Systemet skal hjelpe oss å oppfylle nye lovkrav, og behovet for gjenbruk av data for bedre styring, forskning og forbedring krever mer strukturert dokumentasjon. Legemiddelsamstemming er blant de nasjonale kravene som fører til ekstra «klikk» for legene. Det er et viktig tiltak for å styrke pasientsikkerheten.

Tallene på «feil i systemet» som verserer i media er tallet på henvendelser til supportsenteret i Helseplattformen. Det er en blanding av ønsker om brukerstøtte fra 20.000 brukere, forslag til endringer, og reelle feil. Feilene skyldes alt fra samarbeidende systemer til løsningen selv. Alle feil vi er kjent med pr nå, er løst eller løsbare. St.Olavs hospital har utarbeidet en liste over feil som må rettes og ønsker om endringer. Disse punktene er nå sortert i 7 områder som arbeides spesielt med framover: feilretting, endringer som gjør løsningen mer brukervennlig, opplæring og nye prosedyrer.

Problemene med e-meldinger har skapt en uheldig situasjon for alle parter. E-meldinger kan være epikriser, røntgensvar og henvisninger, og det rammer store deler av sykehuset når informasjon ikke kommer frem. St.Olav, Hemit og Helseplattformen har etter omfattende feilsøking og retting sikret at St.Olav nå utveksler data også med systemer som ikke er oppgradert til gjeldende nasjonal standard. Meldingstrafikken overvåkes som før. 

Vanskene ved St.Olav og endret innføringsplan har fått mye oppmerksomhet, mens de store målene som er nådd ikke får samme interesse. Samtidig er flere kommunestyrer, på tross av negativ medieomtale, trygge nok på målet til å ta sin beslutning og gå inn i samarbeidet. De har store forventninger til ny samhandlingsløsning. Kommunene som bruker løsningen melder om bedre oversikt på flere områder. Hjemmetjenesten bruker mindre tid til dokumentasjon og leting etter opplysninger, og bedre tilgang til opplysninger fra sykehuset gir mer helhetlig forståelse for pasienten.

Helseplattformen er en unik og ambisiøs samhandlingsreform mellom sykehus og kommunal helsetjeneste.  Mens vi står i denne helt nødvendige omstillingen er det viktig å ikke miste visjonen av syne. Teknologien som innføres skal ruste oss for fremtiden og gi en mer sammenhengende helsetjeneste – til beste for pasienten. 

Helge Magne Garåsen
Styreleder i Helseplattformen

Torbjørg Vanvik
Adm.dir, Helseplattformen AS

Oppfølging av sykefravær ved kommunens sykehjem

Per Arne Gjelsvik (V) stiller spørsmål til ordføreren på kommunestyret 02.02.2023

Røros kommune har bestilt en undersøkelse av arbeidsmiljøet og arbeidsgiverpolitikken på sine sykehjem på grunn av høyt sykefravær. Sykefraværet har vært mellom 14-15% i første og andre tertial i 2022, og forventes å være enda høyere i tredje tertial.

Kontrollutvalget i Røros kommune har bestilt forvaltningsrevisjon med tanke på arbeidsgiverpolitikk og arbeidsmiljø på grunn av høyt sykefravær ved kommunens to sykehjem. Arbeidet som revisor skal utføre er estimert til 350 timer.

Årsaken til dette fraværet er ukjent, selv om flere undersøkelser og tiltak har blitt gjort tidligere. Sykefraværet ved institusjonene har vært høgt i en årrekke, spesielt ved Gjøsvika sykehjem. På bakgrunn av interpellasjon fra Venstre, ble KS i mai 2020 engasjert av Røros kommune med tanke på å kartlegge årsaker til sykefraværet der. Målet var at sykefraværet skulle reduseres. Kommunestyret er ikke kjent med resultatet av dette tiltaket. Også tidligere har Røros kommune kostet flere utredninger og tiltak med tanke på reduksjon av sykefraværet ved Gjøsvika sykehjem.

Pleie- og omsorgstjenesten i Røros er underfinansiert og underbemannet i forhold til vår demografi. Det ble våren 2022 oppgitt å være 10 ledige sykepleierstillinger og 5 ledige helsefagarbeiderstillinger i kommunen, de fleste i pleie- og omsorgstjenesten. I motsetning til i skolen finnes det ikke noen tydelig norm for hva som er ønsket eller akseptabel bemanning.

Det er stort nasjonalt fokus på mangelfulle tjenester innen pleie- og omsorgstjenestene. Det er kritisk viktig at pasienter og ansatte har det bra i vår kommune. Kommunen håper at resultatene av undersøkelsen vil hjelpe til å identifisere og løse problemene som fører til høyt sykefravær, og sikre at pasienter og ansatte får den omsorgen de trenger.

Spørsmål:
1: Har KS avsluttet sitt arbeid i Gjøsvika? Hva er i så fall konklusjonen, hva er oppnådd og hva
har arbeidet kostet?
2: Fra hvilken budsjettpost skal revisorrekninga betales nå i 2023?
3: Har revisor fått mandat til å se på tilgrunnleggende forhold som lønn, grunnbemanning og
ikke minst ledelse i det arbeidet som nå skal utføres?

Ansatte bekymret for pasientsikkerheten

Ansatte på Øverhagaen bo, helse og velferdssenter er frustrerte over innføringen av Helseplattformen. De klager på manglende opplæring, for få ressurser på jobb og frykter i verste fall for pasientsikkerheten. Det er ingen som har sagt at vi har munnkurv, men vi har hatt den følelsen hele gjengen, sier flere av de ansatte.

Tekst Eirik Dalseg og Svend Agne Strømmevold

Rørosnytt har snakket med en gruppe ansatte ved Øverhagaen bo, helse og velferdssenter. De ansatte ønsker å være anonyme, men forteller at de representerer alle ansatte, både i 1. og 2. etasje. Vi kjenner til de ansattes identitet og stillingstitler.

Manglende opplæring
Helseplattformen ble innført lørdag 12. november i Røros kommune. Siden den gang har det vært mye frustrasjon blant de ansatte.

– Jeg takket ja til å være superbruker for jeg trodde det var en positiv ting, men når resultatet er at jeg fikk den samme opplæringen som de andre, med en forventning om at jeg skulle kunne mye av journalsystemet og bistå andre ansatte, sa jeg at jeg ikke ønsket å være det. Jeg følte meg ikke trygg med den rollen. Vi ble også lovet at det skulle være en superbruker på hver vakt, men allerede dag to valgte ledelsen å ikke leie inn en ekstra ressurs ved sykefravær. Det startet litt skjevt ut allerede der for min del, forteller en av de ansatte.

De ansatte sier at med så liten innføring i systemet, oppstår det mye usikkerhet.

– Opplæringen som ble gitt var alt for dårlig, og det var en forventning om at vi skulle lære oss mye av dette på fritiden, uten at vi hadde tilgang til personer som kunne systemet godt nok. Dette har ført til at det er stor usikkerhet rundt bruken av helseplattformen, og mange har problemer med å finne frem i det nye systemet.

Helseplattformen er et stort journalsystem, og de ansatte forteller at de sikkert bare bruker 10% av systemet. Flere av de ansatte forklarer at systemet er overveldende, og frykter at det kan føre til alvorlige feil.

– Du blir veldig usikker på om du gjør alt riktig, for systemet er så ulogisk oppbygd. Når man i tillegg har fått for lite opplæring blir dette veldig vanskelig.

For få ressurser
En av sykepleierne forteller at det på grunn av manglende menneskelige ressurser blir vanskelig å få endene til å møtes i arbeidshverdagen. De ansatte sier at de er slitne nå, og lei av å føle at de aldri har nok tid til både å gjøre jobben sin og lære deg systemet.

– Jeg som sykepleier kan bruke to timer på å få en pasient inn i systemet. Det har vi egentlig ikke rom for i arbeidsdagen. 

Helseplattformen kom på toppen av en allerede travel arbeidshverdag for de ansatte på Øverhagaen, og de synes at det er vanskelig å ta seg tid til å fokusere på opplæring når det er mye som skal gjøres, og når det går på bekostning av andre, mer presserende arbeidsoppgaver. 

– Vi har et nytt sykehjem med nye rutiner her fra før, så innføringen av Helseplattformen kunne ikke kommet på et verre tidspunkt.

Ulike systemer på huset
På Øverhagaen finnes det to avdelinger i 2. etasje, og en avdeling i 1. etasje. Alle avdelingene har tatt i bruk helseplattformen, men med to helt ulike systemer i 1. og 2. etasje.

– Det er veldig vanskelig for de av oss som går mellom avdelingene. Vi må ha opplæring i to helt ulike systemer, som er bygd opp på forskjellig måte. Det blir da utrolig vanskelig å holde oversikten over pasientene, sier de.

– Ledelsen var ikke klar over at det var to ulike system på huset, så det var mange som fikk feil opplæring i starten på grunn av dette, forteller de ansatte.

Frykter for pasientsikkerheten
På grunn av manglende opplæring og få ressurser, frykter de ansatte at det kan gå galt dersom det skulle oppstå en situasjon hvor man må handle raskt. 

– Hvis det skulle oppstått en akutt situasjon der vi sykepleiere må innhente informasjon i motsatt etasje, så får vi kjempeproblemer på grunn av de ulike systemene.

Det er også problemer med medisinering av pasientene.

– Helseplattformen er så vanskelig å finne frem i, at vi ofte har 

problemer med å finne ut hvilken medisin og hvilken dosering pasientene skal få. Det er flere tilfeller av  feil i dosetter på grunn av medisinlistene. De er vanskelige å lese og uoversiktlig, og i verste fall har pasienter fått feil dose medikament som følge av dette, forteller de ansatte.

– Noen dager har det ikke blitt innleid vikarer på dager hvor vi har hatt egenlæring, og det går ut over pasientene. Vi har mindre tid til oppfølging og dårligere kvalitet på helsetilbudet. 

– Vi hadde en veldig presset arbeidssituasjon fra før, både med pandemi og smitteutbrudd, i tillegg til mange andre arbeidsoppgaver. Innføringen av Helseplattformen har gjort dette mye verre.

– Til tross for utfordringer den siste tiden, har vi kommet oss gjennom det. Fordi de faste ansatte har lang erfaring og kjenner pasientene godt. Det har derfor heldigvis ikke gått ut over pasientene i så stor grad hittil, men vi frykter for hva som kan skje fremover hvis ikke situasjonen bedrer seg.

Mangel på kommunikasjon
De ansatte kjenner seg ikke igjen i det som har kommet ut i media tidligere.

– Vi er frustrert fordi kommuneledelsen sier en ting, mens vi ikke har blitt spurt eller hørt. De uttrykte at det var tett dialog med de tillitsvalgte, men etter hva vi har hørt fra de tillitsvalgte, har de ikke hørt noe fra kommuneledelsen.

Ettersom Tynset sykehus ikke har innført plattformen, oppleves det vanskelig for ansatte på Øverhagaen å kommunisere med sykehuset.

– Det er nesten umulig å kommunisere med Tynset sykehus, det foregår per telefon og gul-lapper. Vi har måtte gjort det per telefon fordi vi ikke har kunnet sende e-meldinger gjennom systemet. Vi har faktisk fått spørsmål om vi har faks fra ansatte ved Tynset sykehus, forteller de.

Positive til tanken
– Tanken bak Helseplattformen er veldig god, det er bare at systemet og måten det er oppbygd på som ikke fungerer i dag. Vi har fortsatt håp om at dette skal bli bedre, men slik det er nå, fungerer det ikke for de ansatte på Øverhagen. 

– Det at vi har rapportering i sanntid er noe av det som er bedre med dette systemet sammenlignet med det vi brukte tidligere. Utfordringen er at vi bruker veldig mye tid på denne rapporteringen.

Redd for å ta opp problemer
De ansatte sier at de ikke føler at de har lov til å uttale seg om problemer og utfordringer ved Helseplattformen. Det er derfor de har valgt å være anonyme.

– Det er ingen som har sagt at vi har munnkurv, men vi har hatt den følelsen hele gjengen, bekrefter flere av de ansatte.

Fra kommunen har det blitt fortalt at innføringen av plattformen i store trekk har gått greit på Røros, men de ansatte vi har snakket med føler at det man har fått hørt derfra er en skjønnmaling av realitetene.

Fokus på demens og hjerte-karsykdommer

I går inviterte Røros og Holtålen demensforening til informasjonsdag på Røros Frivilligsentral. Folk kunne stikke innom for en prat og få servert vaffel og kaffe. Foreningen arbeider med både hjerte-karsykdommer og demens.

-Vi driver med begge deler, for vi regner med at skal vi berge når vi blir gamle så trenger vi hele livet med kosthold og aktivitet, sier Målfrid Kvarteig som er leder for Røros og Holtålen demensforening – Nasjonalforeningen for folkehelsen.

Proffilering

I går var de på Frivilligsentralen mest for å proffilere seg. De hadde med brosjyrer, og ønsket at folk kom innom for en prat og få informasjon om hva foreningen gjør.

-Vi ønsker selvfølgelig å få flere medlemmer også. Det er en av de tingene som vi prøver når vi har proffilering, sier Kvarteig.

Hoppetau

Målfrid forteller at de også driver med kosthold og livsstil i skolen. Nasjonalforeningen for folkehelsen har nettopp startet en hoppetaukonkurranse som går over hele landet. Blant skolene som deltar er skolene i Brekken, Glåmos og Røros. Nasjonalforeningen er opptatt av både barn og eldre.

Røros og Holtålen demensforening har et vidt spekter av aktiviteter, og har noe å tilby ganske mange. Noen av deres tilbud er: Pårørendeskole, temamøter i Holtålen og Røros, markering av Alzheimerdagen med demensaksjon, helsepolitisk påvirkning, opplysningsvirksomhet og informasjonsmateriell, aktivitetstilbud og hyggekvelder, aktivitetsvenn og demensvennlig samfunn.

-Ellers så har vi Hjertemarsjen. Der er vi ti organisasjoner som jeg virkelig vil slå et slag for. Vi har med oss Barnas turlag som er de minste, og vi har med oss folk som er eldre. De som har vært med på Hjertemarsjen har vært fra man sitter i barnevogn til man går med rullator. Da synes jeg at vi klarer å få ut veldig mange for å se litt av den vakre naturen som vi har i Mølmannsdalen

Felles måltid

Under koronapandemien har Røros og Holtålen demensforening tatt med seg eldre ut for et felles måltid. Flere har møttes for å spise middag sammen. For demente som er på dagsenter har foreningen hatt aktiviteter et par ganger ved Doktortjønna. Foreningen har også hatt samarbeid med Rørosmuseet som har vist gamle bilder, som er veldig populært for demente, da kjenner de seg igjen. I tillegg har foreningen vært på besøk hos Gjøsvika sykehjem og Øverhagaen bo- helse og velferdssenter. Der har de servert kaffe, og det har vært litt underholdning for å få litt adspredelse for de demente.

Det har ikke vært tilbud bare til demte blant de eldre. Foreningen har også hatt tilbud for enslige som bor hjemme. De har også blitt samlet til middagsfest ved Doktortjønna.

-Det var jo bare kjempemorsomt for vi hadde kokk fra Trondheim, som laget til dem litt spesialmat, blant annet grønn suppe som mange aldri hadde sett før, sier Målfrid.

Medlemmer

Røros og Holtålen demensforening har rundt 40 medlemmer, men de ønsker seg mange mange flere medlemmer. Under Frivillighetens år er det halv kontigent for å bli medlem i Nasjonalforeningen for folkehelsen.

-Selvfølgelig ønsker vi oss mange flere medlemmer, for desto mer høres stemmen vår. Vi prøver også å være litt politisk aktiv slik at vi er litt pådrivere for hva vi mener både når det gjelder eldreomsorg og når det gjelder demensomsorg, sier Målfrid.

Nasjonalforeningen for folkehelsens målsetting er at færre skal bli rammet av alvorlig sykdom og flere skal få et godt liv med god helse. Nasjonalforeningen for folkehelsen er en frivillig, humanitær organisasjon med helselag og demensforeninger over hele landet. Foreningen arbeider med to store helseutfordringer: Hjerte-karsykdommer og demens.

Personer med demens trenger individuelt tilrettelagt tilbud for å fungere best mulig. Pårørende trenger informasjon og støtte. Kunnskap og forståelse for sykdommen kan gjøre hverdagen lettere for alle som er berørt av demens.

Pandemien ruller videre (+)

Pandemien har kommet i skyggen av krig i Ukraina, men den er langt fra over. På Røros rapporteres det i gjennomsnitt seks nye smittetilfeller hver dag, De aller fleste får milde symptomer, men det er også enkelte som blir nokså syk.

I det siste har to rørosinger blitt innlagt på sykehus, men det er ikke rapportert flere dødsfall. Kommuneoverlege Marius Kaland vurderer situasjonen som stabil.

Gleder seg til å flytte (+)

Anne Marit Engan er ansatt som ny leder for Forvaltningskontoret i Røros kommune. Hun har vært ansatt ved kontoret i fem av de seks årene som kontoret har vært i drift. Hennes leder skal gå av med pensjon, da bød det seg en anledning til å søke på stillingen som leder.

– Jeg synes det er en veldig spennende stilling. Jeg kjenner godt til oppgavene som ho har hatt. Jeg søkte både fordi jeg er faglig interessert, og synes det blir spennende, sier Anne Marit Engan. Hun er en av de som har vært ved kontoret lengst utenom sin tidligere leder.

Da forvaltningskontoret startet opp etablerte det seg som et nytt organ i kommunen. Det tok litt tid å gjøre kontoret kjent i kommunen, og få på plass nye arbeidsrutiner. 

Søknader

Forvaltningskontoret mottar søknader for de kommunale helse- og omsorgstjenestene som er vedtakspliktige. Det skal fattes enkeltvedtak etter forvaltningsloven og helselovgivningen, om enkelte av de tjeneste som kommunen er pålagt å yte, for å sikre en individuell vurdering om behov for tjenester.

Den som har behov for tjenester trenger ikke å søke selv, det kan like gjerne komme som en henvendelse fra pårørende eller fra ansatte i kommune- og spesialisthelsetjenesten. Det er et tett samarbeid opp mot tjenestene i kommunen, og sykehusene om pasienter som er innlagt der.

De søknadsbaserte tjenestene gjelder for alle i alle aldre som har behov for det. Det dreier seg da i hovedsak om søknader om hjemmesykepleie, plass i institusjon, omsorgsbolig, avlastning for pårørende, omsorgsstønad, støttekontakt eller BPA. Forvaltningskontoret deltar i tildelingsarbeidet av de ordinære kommunale boligene.

– Vi har egentlig et stort felt å saksbehandle i så måte, sier Anne Marit.

Saksbehandler

En saksbehandlers jobb går ut på at de mottar en søknad eller henvendelse, oppgaven blir da å utrede saken slik at man får opplysninger til å fatte et riktig vedtak. Vi innhenter opplysninger ved å dra ut på kartleggingsbesøk, særlig hosnye søkere som ikke har tjenester fra før. Vi samarbeider med tjenestene for de søkere som er kjent for kommunens helsevesen fra før, og innhenter ved behov relevante helseopplysninger. Dette blir gjort når det er en ny søknad, ellernår det er større endring hos vedkommende som tilsier at de har et annet behov.

Økt press

Forvaltningskontoret merker et økt press på noen av de kommunale tjenestene. Det er som forventet i takt med at det er flere eldre. Det er også en økt innsøking på psykisk helse- og rustjenester.

– Vi får raskt et overblikk over hvor belastningene er for tiden på de kommunale tjenestene. Vi jobber også tett opp mot virksomhetene for å kunne bidra til å planlegge tjenestene ut fra kommunen sine innbyggere sitt behov, sier Engan.

Forvaltningskontoret vet at det blir flere eldre fremover, som kommer til å ha behov for tjenestene. Den jobben som kommunen gjør for å planlegge for det synes Anne Marit er viktig.

Hovedfokuset i tildelingen er omsorgstrappen som går ut på at man skal satse både forebyggende, på lavterskelnivå og hovedsak hjemmebasert omsorg, at man skal bidra til at folk skal klare å bo hjemme lengst mulig. Det er hovedsatsingen i de fleste kommuner.

Selv om folk har tjenester langt nede i trappa, vil de med tiden ha behov for tjenester i større omfang i et annet omsorgsnivå. Hovedfokuset på tildelingen er å opprettholde det perspektivet, og satse hjemmebasert før man er over i heldøgns omsorg. Da er det viktig å ha nok ressurser i hjemmetjenesten for å ivareta folk hjemme. Anne Marit synes det stilles store krav til kommunehelsetjenesten om hva som skal ivaretas.

Det er mye som har skjedd de siste tiårene innen helselovgivninga. Mye som er blitt et offentlig ansvar å ivareta. Brukermedvirkningen er viktig, at man kan være med å påvirke selv, og ikke bli «påtvunget» tjenester.

I forhold til forvaltningsloven har Forvaltningskontoret fire uker på seg til en sak skal være behandlet. I enkelte saker trenger de lenger tid der kommunen trenger å etablere tjenesten. Men personen skal ha et foreløpig svar innen fire uker slik at man sikrer riktig saksbehandling av saken. Dette følger forvaltningsloven.

Forvaltningskontor

Mange kommuner har hatt Forvaltningskontor i 20 – 25 år. Det er blitt mer og mer vanlig at også mindre kommuner etablerer et slikt kontor, for å skille saksbehandling fra drift, og for at det er noen som skal ha mer kunnskap omsaksbehandling av disse type tjenester.

Forvaltningskontoret på Røros får telefoner fra kommuner som holder på å starte opp forvaltningskontor nå. Slik jobbet Røros kommune også når de startet opp. Når kommuner oppretter forvaltningskontor er det for at folk skal ha en plass å henvende seg med sitt hjelpebehov. Det er ikke alltid man vet hva man skal søke på, men man har ei problemstilling som kan drøftes med en saksbehandler. Saksbehandlerne har helsefaglig bakgrunn. 

Det er ikke alltid en henvendelse ender opp med en sak, det kan være nok med veiledning. Kontoret har en veiledningsplikt overfor sine innbyggere. Anne Marit håper at det kan være godt for innbyggerne at de har en plass å henvende seg. Så kan saksbehandlerne ta saken dit den skal for dem. Folk tar ikke kontakt med kontoret før de føler at det er på tide. Noen blir også fortrolig med en samtale og visshet om hvilke tjenester som finnes.

– Vi har et lite nettverk vi som jobber med dette. Vi er jo forholdsvis få som jobber med det rundt omkring i kommunene. På Røros er vi bare 2,5 årsverk. Det er en trygghet at man kjenner flere fra andre kommuner, at man gjør samme tankene fra kommune til kommune, slik at det ikke blir store forskjeller fra kommunene på hvordan man gjør det. Det tenker jeg er positivt, sier Anne Marit.

Leder

Hun er spent på oppgaven som leder for Forvaltningskontoret på Røros.

– Jeg føler meg på mange måter heldig fordi jeg kommer fra den jobben som jeg gjør, at jeg kjenner rutinene godt internt i kommunen. Kjenner folkene. Kjenner tjenestene. Men det er klart at å bli leder for det er noe annet igjen, så jeg er både spent, og ser frem til det. Ser for meg at det kan bli en bratt læringskurve kanskje, jeg vet ikke. Man må bare forsøke så godt man kan, sier Anne Marit.

2022

Det er to store ting som skal skje i løpet av 2022. I slutten av mars skal kontoret flyttes fra underetasjen av Servicetorget, der de har vært midlertidig de to siste årene. Nå blir kontoret flyttet fast til Øverhagaen Bo, helse og velferdssenter. Der skal flere tjenester samles. Anne Marit tror det blir godt både kollegialt, og for samarbeidet på tvers med tjenestene.

Fra november er det planlagt at de skal komme inn i Helseplattformen. Det blir et annet saksbehandlerverktøy å ta i bruk. Nye måter å jobbe på når de får nytt saksbehandler program. Helseplattform er et journalsystem, men det er tatt høyde for å jobbe med saksbehandling i det. Anne Marit tror det blir spennende å sette seg inn i det også.

Når Helseplattformen kommer blir det en innloggingsportal for innbyggerne, «Helsa mi». Der blir det mulighet til å søke om kommunale helsetjenester.

Ålen

Anne Marit kommer opprinnelig fra Ålen. Hun har bodd en god del år i Trondheim. Hun har utdanning innen sykepleie og økonomi. I Trondheim jobbet Anne Marit både i kommune- og spesialisthelsetjenesten, og som saksbehandler. Etter at hun flyttet til Røros i 2017 har hun tatt videreutdanning i helserett, som er rettet mot feltet hun jobber med.

Hun synes det er fint å komme fra en større by, og så åpner det seg muligheter for stillinger som man synes er interessant. Familien trives godt på Røros. I ferien går turen ofte til kysten. Familien har hytte i Rauma som de liker å dra til. Der har de motsetninger med fjell og fjord.

– Det er fin natur oppå her, men jeg synes jammen den er fin der også, sier Anne Marit.