I år har Forvaltningskontoret i Røros kommune femårsjubileum. Kontoret ble åpnet 1. mars i 2016. Fra ett årsverk i starten har kontoret nå 2,5 årsverk. De ulike tjenestene er blitt innlemmet gradvis, og det er blitt flere oppgaver. Leder for Forvaltningskontoret, Borghild Krog, sier at dette har vært et utviklingsprosjekt.
– Vi er fortsatt ikke helt der vi vil være. Omstilling tar tid. Noen har fått myndighet, andre har mistet myndighet. Det siste er kanskje det vanskeligste. Forvaltningskontoret skal sørge for at de ulike tjenestene samarbeider på en god måte, når en bruker har behov for flere typer tjenester. Brukerne har krav på koordinerte tjenester, og mest mulig sømløse overganger mellom ulike tjenestenivå. I kommunen vår er vi gode på tverrfaglig samarbeid, men det er alltid rom for forbedring, sier Borghild.
Forvaltningskontoret
Forvaltningskontoret tildeler helse og omsorgstjenester. De forvalter alle søknadsbaserte helse og omsorgstjenester som en kommune skal ha tilbud om, til sine innbyggere. Det kan være alt i fra hjelp til praktiske gjøremål knyttet til husholdningen, helsehjelp til hjemmeboende, psykisk helse- og rustjeneste, støttekontakt eller brukerstyrt personlig assistanse. Det er også avlastningsordninger for pårørende, plass i sykehjem eller tilsvarende boliger, ordinære omsorgsboliger og vanlige kommunale boliger for den som er vanskeligstilt på boligmarkedet. Forvaltningskontoret har det overordnede ansvaret for at innbyggerne får de helse- og omsorgstjenestene de har lovmessig rett på. I tillegg til helsefaglig bakgrunn, må derfor de som jobber i forvaltningskontoret ha kompetanse på jus og helserett. At tjenestene er søknadsbaserte betyr at Borghild og hennes medarbeidere må følge forvaltningslovens bestemmelser i all saksbehandling.
Forvaltningskontoret samarbeider med de tjenesteutøvende enhetene både i kommunen og spesialhelsetjenesten. Det er etablert faste samarbeidsmøter i tillegg til daglig dialog når situasjonen krever det.
Forvaltningskontoret er også kommunens koordinerende enhet og har ansvar for habilitering, rehabilitering, individuell plan og koordinator for brukere som har sammensatte og varige behov for tjenester.
For å gi et bilde av omfanget, ramser Krog opp hvilke tjenester de samarbeider med: psykisk helse- og rustjeneste, institusjonstjenesten, hjemmetjenesten og tiltak for funksjonshemmede, Optimus, helsestasjonen, PP-tjenesten og barne- og undomspsykiatrien (BUP), barnehage, skole, SFO og barnevernstjenesten, fastlegene og sykehjemslege, NAV, boligkontoret/teknisk avdeling, kreftkoordinator, hukommelesesteamet, ergoterapeut, fysioterapitjenesten, dagsenteret, intermediæravdelingen på Røros Sykehus, St.Olavs og Tynset og andre kommuner.
Man kan kontakte Forvaltningskontoret på telefon, telefonnummeret står opplyst på hjemmesiden til Røros kommune. Der ligger det også søknadsskjema som man kan skrive ut og sende. Det er foreløpig ikke mulig å sende elektroniske søknader, på grunn av sikkerhet og taushetsbelagte opplysninger. De tar gjerne imot henvendelser gjennom oppmøte på kontoret Det kan være lurt å avtale tid fordi de ofte er ute i hjemmebesøk. Servicetorget formidler også kontakt med kontoret.
Den som sender en søknad til Forvaltningskontoret, har i henhold til forvaltningsloven krav på å få tilbakemelding senest i løpet av tre uker. Alle henvendelser vurderes ut ifra grad av hast. Noen ganger må det settes inn tiltak umiddelbart, men det vanligste er at det avtales et hjemmebesøk, gjerne med pårørende til stede. Dette er et kartleggingsbesøk for å innhente tilstrekkelig med opplysninger til å kunne fatte riktige vedtak.
Formålet
Formålet med forvaltningskontoret er å skille tjenestetildeling fra tjenesteutøving. Kontoret har ikke ansvar for ressursene, verken økonomi eller personell. Med denne organiseringen sikres innbyggerne mot at kommunens økonomi og tilgang på personell, påvirker vurderingen av deres søknad.
– Et annet viktig formål med Forvaltningskontoret er at innbyggerne har ett sted å henvende seg uavhengig av type tjeneste, sier Krog. Det gjelder for alle, både barn, unge, voksne, eldre og pårørende. Bosted, diagnose, alder eller type helseutfordring har ingen betydning.
Oppgaver
I løpet av fem år har kontoret fått utvidet ressursene, og flere og flere tjenester er gradvis blitt innlemmet. Nå er kontoret oppe på det nivået som det skal være, med de tjenestene som var planlagt å skulle formidles gjennom kontoret.
Oppgavene til kontoret er å ta imot søknader, innhente opplysninger, vurdere hver enkelt sak og fatte enkeltvedtak. Enkeltvedtakene er juridisk bindende. Lover, forskrifter og lokale retningslinjer er styrende i prosessen. Til hjelp i saksbehandlingen har forvaltningskontoret utarbeidet prosedyrer med tilhørende skjema og sjekklister. Samme hvor gode de styrende dokumentene og verktøyene er, må det likevel brukes faglig skjønn.
Målet er å være så profesjonelle som mulig for å sikre lik behandling og riktig bruk av de velferdsgodene vi forvalter. Velferdsgodene er knapphetsgoder og bare den som fyller lovens vilkår, har krav på tjenester, forklarer Borghild.
Informasjon er en annen viktig oppgave Forvaltningskontoret har. De vil gjerne informere om tjenester og rettigheter så tidlig som mulig i prosessen. Det er forvaltningskontoret som har den samlede oversikten over kommunes helse- og omsorgstjenester, og hvordan behovene i de ulike befolkningsgruppene utvikler seg.
Omsorgstrappa
Endringer i alderssammensetning og redusert tilgang på arbeidskraft krever omstilling. Det er lagt både nasjonale og lokale føringer for hvordan helse- og. omsorgstjenestene skal jobbe og utvikle seg. I alle de fem årene som Forvaltningskontoret har eksistert har målet vært å følge disse føringene. Kommunen tilbyr forebyggende tjenester og rehabilitering for at folk skal gjenvinne tapte funksjoner og klare seg mest mulig selv uten hjelp. Trygghetsskapende tiltak og teknologiske løsninger tilbys før personbistand, når det kan dekke behovet. Vi tilbyr råd og veiledning til den som trenger å gjøre endringer for å tilrettelegge boligen på en bedre måte, på grunn av funksjonstap eller med tanke på alderdom.
Omsorgstrappa er en visualisering av hvordan tjenestene skal brukes. Det tilbys tjenester på så lavt nivå som mulig. Disse er lite ressurskrevende. Hvert trinn skal ha en forebyggende effekt, i håp om å utsette eller forhindre at brukerne får større hjelpebehov og beveger seg oppover i omsorgstrappa. Det øverste trinnet i trappa, er heldøgns omsorg i sykehjem eller bemannet bolig.
Alle tjenester skal være helsefremmende og forebyggende. Habilitering og rehabilitering, lavest mulig nivå i omsorgstrappa, fleksibelt, helhetlig og koordinert er stikkord.
Hva er endret etter at forvaltningskontoret ble opprettet
Helse- og omsorgstjenestene er blitt bedre på tverrfaglighet med samarbeid på tvers av tjenesteenhetene. Tjenester blir i større grad avsluttet når behovet ikke lenger er tilsted. Det frigjør ressurser slik at nye brukere kan få hjelp. Terskelen for å få heldøgns omsorg i form av plass i sykehjem eller tilsvarende bolig, er hevet. I tråd med det de fleste ønsker seg, tilbys hjelp til å bo lengst mulig i eget hjem. Økt bruk av avlastningsopphold og rehabiliteringsopphold utsetter behovet for varig plass.
– Røros kommune har vært en institusjonstung kommune. Til tross for mange plasser, hadde vi sjelden ledig kapasitet. Sykehusene tar en døgnpris for pasienter som trenger kommunale tjenester etter at de er ferdig behandlet, når kommunene ikke har kapasitet til å ta imot. Det første året Forvaltningskontoret eksisterte, betalte Røros kommune 190 000 for «overliggere» i sykehus. De siste to årene har vi betalt ca 15 000 som tilsvarer tre døgn. Ved å samle all tjenestetildeling i Forvaltningskontoret, har vi fått en grundigere saksbehandling med bedre kvalitet. Nå får alle brukere enkeltvedtak, uavhengig av hvilken enhet som yter tjenestene. Endringene har ikke ført til dårligere tjenester. Vi har fortsatt gode tjenester i vår kommune og kan tilby hjelp til dem som trenger det, sier Borghild.
Helse- og omsorgstjenesten i kommunene får stadig flere og mer omfattende oppgaver.
– Det kan være vanskelig å prioritere, eldreomsorg, barn og unge med bistandsbehov eller psykiatri og rusomsorg. Vi må fortsette å utvikle oss bedre på alle områder, sier Borghild.
Hun ønsker at kontoret skal bli enda bedre kjent i befolkningen og at ansatte i tjenestene henviser de som etterspør hjelp til forvaltningskontoret. Få gitt riktig og god informasjon i starten er bedre enn å rette opp igjen feilinformasjon og misforståelser i ettertid. Borghild har god erfaring med å komme tidlig inn i bildet og få planlagt på en god måte.
Øverhagan
Historien til Forvaltningskontoret startet i kontorfløyen på Øverhagan, i lokalene til gamle Røros sykehjem. Nå er kontoret midlertidig plassert i underetasjen til Servicetorget i Bergmannsgata. De gamle lokalene er revet. Kontoret skal tilbake til Øverhagan. Når byggetrinn 2 på Øverhagan bo-, helse- og velferdssenter står ferdig, flytter de inn i nye lokaler der.
