Byggesaksavdelingen i Røros kommune vil gjøre seg mer forståelig for folk flest.
Det siste året har byggesaksavdelingen jobbet med innholdet på nettsidene sine og brevene de sender ut. Dette har foregått i samarbeid med Heidi Tharaldsen og Linda Løkken som jobber med klart språk i Røros kommune.
I følge Åshild Solbrekken Flatla, saksbehandler i avdelingen for byggesaker i Røros kommune, opplever mange prosessen med å søke byggetillatelse som vanskelig å forstå.
– Slik trenger det ikke å være, legger Flatla til. – Vi ønsker at det skal være lett for innbyggere og hytteeiere å forstå byggesaksprosessen. Hvis de som søker får brev som er forståelig, og finner svar på det de lurer på via våre nettsider, så blir søkeprosessen straks enklere å gjennomføre, sier Åshild Solbrekken Flatla.
Mer forståelige brev
Kommunen har arbeidet med å formulere brevene som brukes i en søkeprosess på en slik måte at det skal bli enklere å forstå dem. I brevene skal man finne den informasjonen man trenger raskt, og for å arbeide med språket i brevene har kommunen benyttet seg av metoden “klart språk”, som blant annet går ut på.
- Bytte ut fagspråk og byråkratiske ord og uttrykk med vanlige ord som folk flest bruker
- Skrive slik at det er lett å forstå hva du som søker må gjøre, og hva som skjer videre
- Lage gode overskrifter slik at du raskt finner den informasjonen du trenger
- Sørge for at innholdet er i en logisk rekkefølge, der det som er viktigst kommer først i brevet
Et eksempel på en tekst før og etter at vi har endret den:
- Før: Behov for tilleggsdokumentasjon, bygging av anneks
- Nå: Vi trenger mer dokumentasjon for å behandle søknaden din
For å finne ut om brevene har blitt enklere å forstå inviterte byggesaksavdelingen åtte tilfeldige innbyggere fra ulike aldersgrupper til å bli med på brukertester. Deltagerne syntes det var lett å forstå og finne fram i de fleste brevene. Brukertesten viste også hva som fortsatt var vanskelig i brevene, og hva som måtte endres.
– Det betyr mye for oss at innbyggere tar seg tid til å bli med på brukertester. Det gir oss nyttig kunnskap som vi bruker til å lage bedre tekster og løsninger, sier Flatla og Tharaldsen.
Klart språk på nett
På de nye nettsidene til Byggesaksavdeligen har det nå blitt enklere å finne informasjon om hva du kan gjøre med eiendommen din før du søker, og hva du må gjøre etter du har bygget ferdig. Du vil også finne svar på hva som kan bygges uten å søke, og hvordan du kan lage en byggesøknad. Skal du dele opp en tomt, eller må søke om dispensasjon så skal finne informasjon om det også.
Artikkelen fortsetter under bildet
Egen prosjektgruppe
Arbeidet med klart språk startet i 2017, og kommunen har en egen prosjektgruppe som skal hjelpe virksomheter, avdelinger og andre i kommunen med å skrive klart. Prosjektgruppa består av Linda Løkken, konsulent på servicetorget, og Heidi Tharaldsen som er kommunikasjonsrådgiver.
– Vi har begge vært med i arbeidet med nye brev og nettsider for byggesaksavdelingen, sier Tharaldsen. – Vi er ikke saksbehandlere og kan lite om byggeloven og søkeprosessen. Derfor kan vi se det fra innbyggerens side, og utfordre fagfolkene på hvordan de skriver og forklarer, legger hun til.
– Det har vært nyttig å jobbe sammen med noen som ikke kan faget. Da blir tekstene våre mer forståelig, sier Åshild Solbrekken Flatla. – Saksbehandler Trond Saure og avdelingsleder Benjamin Hicks har også vært med på arbeidet. Nå skal vi som er saksbehandler bruke det vi har lært, og jobbe videre med klart språk i øvrige brev og informasjon fra oss, legger hun til.
– Nå starter høysesongen for byggesøknader, og vi er veldig spent på hvordan dere som skal søke og bygge opplever prosessen, avslutter Flatla.
