Dette er et åpent brev fra kommunestyrerepresentant Per Arne Gjelsvik (V) til ordfører Isak Veierud Busch (AP), hvor han ønsker svar på status for innføringen av Helseplattformen i Røros kommune.
Ved St. Olavs hospital og i en rekke Midtnorske kommuner foregår det for tida en opphetet debatt rundt det omstridte IT prosjektet Helseplattformen (HP). I Røros kommune er det derimot stille; merkelig stille. Eierskapet i HP var til og med utelatt i den årlige behandlinga av kommunens øvrige selskapsinvesteringer i des. 22 (sak 81/22). Jeg ønsker i dette brevet å gi en kort lokal historikk, tilføre kunnskap/oppdatering og samtidig stille spørsmål rundt mye som er uklart. HP er for tida under gransking av både Statens Helsetilsyn og Riksrevisjon.
12. november 2022 ble journalsystemet innført i følgende avdelinger i Røros kommune: pleie og omsorgstjenesten, fysioterapi, psykiatri samt helsestasjonen. Hele kommunens administrasjon lot seg avbilde på Øverhagaen kl. 02 om natta mens de feiret innføringa med flagg, høye glass og kake. I etterkant har kunnskapen om Helseplattformen (HP) blitt langt høyere generelt i befolkningen og det er få som i dag deler administrasjonens elleville begeistring. Brukerne av journalsystemet opplever i varierende grad HP som tungvint og lite intuitivt. Det stilles fortsatt spørsmål rundt pasientsikkerhet og medikamentlister. Det oppleves fortsatt kommunikasjonsproblematikk. Systemet er stadig en tidstyv. Mer tid på skjerm=mindre tid til pasientene. Konstituert direktør i HP, Trond Utne, innrømmer nå at systemet ikke er tilstrekkelig brukervennlig og at opplæringen har vært utilstrekkelig.
Da kommunestyret i 2021 skulle ta stilling til innføring av HP i første fase etter Trondheim kommune, argumenterte kommunedirektøren for dette uten at hun nevnte en eneste bekymring for mangelfull kvalitet eller usikkerhet rundt funksjon. Det ble lagt vekt på at vi måtte komme i gang så fort som mulig fordi eksisterende datasystem- eller systemer i kommunens helsesektor hadde gått ut på dato og at service/oppfølging av disse snart ville opphøre. Navn på datasystem ble aldri nevnt. På storskjerm i samme møte fikk også selgeren av HP utfolde seg fritt uten konkurrent eller annen jevnbyrdig opponent. Røros kommunestyre vedtok så tidlig innføring med stort flertall.
5 måneder etter innføring er journalarbeid i det nye systemet vesentlig mer tidkrevende enn før innføringa. Det er grunn til å tro at de ansatte opplever redusert mestringsfølelse og dermed redusert trivsel på jobb. Dette er stadig en antagelse og ikke et sikkert faktum så lenge Røros kommune ikke har ønsket å evaluere HP i Røros kommune. Kommunedirektøren orienterte kommunestyret om HP i Røros kommune i desember 22 etter anmodning fra undertegnede. Det ble da kun informert om mindre problemer, brukerfeil, og noe som ikke fungerte hos fysioterapeutene. Ellers var det greit. De ansatte har i etterkant kritisert denne beskrivelsen. De gjorde det anonymt fordi de følte de hadde munnkurv.
Fastlegene har foreløpig ikke tatt i bruk HP. Disse er navet i primærhelsetjenesten og uten deres deltagelse er HP en total og kostbar fiasko. I dag vet ingen når HP eventuelt er i stand til å lage en versjon som næringsdrivende fastleger finner det interessant å betale for.
Pr. 120423 er HP innført ved St. Olavs hospital og i 9 kommuner, alle i Trøndelag. Ytterligere 14 kommuner har undertegnet avtale med HP. Totalt er det 64 kommuner i Helse Midt. I utgangspunktet var intensjonen at HP skulle tas i bruk av alle 64 kommuner. Den intensjonen er forlatt av både Kommunenes Sentralforbund (KS) og helseminister Kjerkhol. Alle kommuner kan nå bestemme fritt hva slags journalløsning de ønsker seg. Flere kommuner i Midt-Norge vurderer nå tilknytning og samarbeid med det journalsystemet som KS har tatt initiativ til for resten av Norge. Dette systemet kalles Felles Kommunal Journal (FKJ). Det bygger på norske journaltradisjoner, blir billigere, mer moderne og fleksibelt enn HP. Og det vil dekke hele landet unntatt HP- kommunene etter en gradvis og forsiktig innføring. Et økende antall Midt-norske kommuner vil utsette evt. innføring av HP til 2026 og samtidig utrede alternativet FKJ.
Levanger og Verdal startet opp HP 110223. Disse kommunene har valgt full åpenhet rundt problemene systemet har medført og etter 5-6 uker leverte virksomhetslederne for Hjemmetjenester og for Barn og familie i Levanger en kritisk vurdering av HP. De støttes fullt ut av kommunedirektør Ardon som uttaler at kommunen ikke er tjent med HP hvis trenden fortsetter. Han krever at HP gir økt supporttjeneste uten at kommunen ilegges kostnader for dette og de stiller flere krav til journalsystemet. Det er allerede meldt inn 150 avvik i disse 2 kommunene hvorav 19 har høy alvorlighetsgrad..
Like før påske vedtok et enstemmig kommunestyre i Orkland kommune å utsette innføring fra 2024 til siste frist i 2026 samtidig som alternativ journalløsning utredes. De fikk i forkant av møtet et skriv fra HP som de oppfattet som et slags trusselbrev. Det reagerte de sterkt på. Orkland er som Røros, vertskommune for St Olavs hospital.
Innføringa av HP er som nevnt under gransking av både Statens Helsetilsyn og av Riksrevisjonen. Det vil være viktig og riktig at disse institusjonene også ser på innføringa i kommunene. Likevel mener jeg det er en rekke forhold som vi i Røros kommune sjøl må ta tak i.
Jeg ønsker skriftlig svar på følgende spørsmål fra ordfører Busch:
1: Hvilke spesifikke journalkrav stilte Røros kommune til HP før aksjekjøp i selskapet og innføring av systemet?
2: Har kommunens begeistring for HP vært til hinder for senere å påpeke feil og mangler i journalsystemet og dermed stille krav til HP om kostnadsfri opplæring, utbedringer osv.? Det er det Levanger nå gjør. Hvor mange avvik er meldt inn fra Røros kommune? Hvor mange av disse er alvorlige? Kan ordfører estimere tidstyveriet?
3: Kommunestyret har arbeidsgiveransvar for de ansatte. Er ordfører tilfreds med det nye arbeidsverktøyet og den arbeidssituasjon brukerne har fått etter innføring av HP?
4: Vil ordfører sørge for at HP blir evaluert i Røros Kommune på en måte der brukernes opplevelse blir hensyntatt?
5: Hvordan vil ordfører sikre at ansattes synspunkter når fram til politikerne og ikke stoppes i såkalt «tjenestevei». Mener ordfører at full åpenhet under ansvar er viktig som motvekt til fryktkultur?
6: Dersom HP klarer å lage en fastlegemodul vil Røros kommune være den første som får tilbud/krav om utprøving. Dette fordi kommunen innførte HP i første fase, kommunen har vært lojal mot HP og ikke kommet med kritikk. Kommunens fastleger er alle ansatte og arbeidsgiver kan overkjøre eventuelle protester fra legene. Vil ordfører stille kvalitetskrav? Vil ordfører ta hensyn til legenes synspunkter eller ikke?
7: Hvilket eller hvilke datasystemer i kommunens helse eller pleie- og omsorgstjeneste var det som ikke lenger kunne brukes i 22?
8: HP-finansiering: I budsjett for 22 ble det tatt 5,5 mill. kroner fra disposisjonsfond og det var satt av over 11 mill. kroner på investereringingsbudsjettet (investeringsbeløpet er ikke politisk behandlet). Hva vil drift av HP koste de neste 10 år inklusive avskrivinger for kommunen? Hvordan påvirkes beløpet ved færre deltagende kommuner? Hvilke økonomiske konsekvenser vil eventuell skroting av HP få for Røros kommune?
9: De kommuner som tiltrer HP har kontraktfestet at de skal avgi ressurser til et «kommunalt sekretariat» som blant annet skal drive datautvikling og support. Ifølge avtalen skal Epic komme og oppgradere systemet et gitt antall ganger pr år, men de har ikke videre ansvar for utvikling/support/drift. Dette er ikke kommunestyret informert om. Hva slags kostnad budsjetteres til dette? Har kommunen slik kompetanse? Mener ordfører at denne type systemutvikling er en kommunal primæroppgave?
10: Kommuneloven §13-1 3. ledd: «Kommunedirektøren skal påse at saker som legges fram for folkevalgte organ er forsvarlig utredet. Utredningen skal gi et faktisk og rettslig grunnlag for å treffe vedtak.» Mener ordfører at denne ordlyden er oppfylt ved innføring av HP i Røros kommune?
