Fra og med nå skal kommunen bruke en ny mal for saksfremlegg for at det skal bli enklere å lese og sette seg inn i saker.
På kommunestyremøtet torsdag den 22.09 hadde kommunedirektør, Kjersti Forbord Jensås, en presentasjon av det nyeste initiativet innen kommunens arbeid med klart språk. Tidligere har kommunen tatt flere grep for å gjøre seg enklere forstått i dokumenter og brev, og det siste halvåret har det blitt utarbeidet en ny mal for saksfremlegg.
– Det skal føre til at det blir enklere for dere å sette dere inn i sakene. Det betyr mer tilgjengelighet for innbyggere og offentligheten. Man skal slippe å lese igjennom et helt saksfremlegg for å forstå hva saken handler om, sa Forbord Jensås på kommunestyremøtet.
Enklere å orientere seg
Fra nå av vil det bli en annen struktur på saksfremleggene, og den mest relevante informasjonen vil komme øverst.
Formannskapssekretær, Mikael Ø.Schärer, forklarer at arbeidet handler om å tilgjengeliggjøre informasjonen i dokumenter og sakspapirer i større grad, for at flere skal kunne delta i politiske saker og prosesser.
– Først og fremst er det en endring i hovedstrukturen på hvordan saksfremlegget er. Det du vil se på de nye saksfremleggene er at det kommunedirektøren foreslås at skal vedtas, er det første som kommer, og så kommer det en kort oppsummering av saken, forklarer Mikael, og tilføyer, – Tanken er å ha den mest relevante informasjonen øverst, så det blir enklere å orientere seg i saksfremlegget.
Ingen flere innstillinger
Ett av eksemplene på kommunens initiativ, er at det nå ikke lenger skal hete innstilling, men forslag til vedtak.
– Innstilling, er det et hverdagslig ord? Nå har vi endret innstilling til kommunedirektørens forslag til vedtak, for det er jo det en innstilling er, så hvorfor ikke bare skrive forslag til vedtak, spør Ø.Schärer.
– Mener du at vi aldri kommer til å lese ordet innstilling igjen?
– Ja, jeg håper det, svarer Mikael.
Artikkelen fortsetter under bildet.
Tilgjengelighet og forståelse
Arbeidet med å endre malen for saksfremleggene startet etter at det i fjor ble bestemt at klimaperpektiv var noe som skulle vurderes i alle saker.
– Da måtte malen forandres, og da ble det en andledning for å gjøre flere grep med malen for saksfremlegg, sier Ø.Schärer.
Mikael sier at det nå har kommet inn to faste under-overskrifter i saksfremleggene. konsekvenser for natur, klima og miljø og Konsekvenser for økonomi og personalressurser. Begge skal vurderes i alle saker hvor det er relevant.
Klart språk
Klart språk omfatter alle avdelinger i kommunen, og har vært et pågående arbeide siden 2017. Mikael forteller at det er et tankesett og en bevisstgjøring internt i hele organisasjonen.
– Det kan være fort gjort å sno seg inn i byråkratiske termer og ose ut med fagutrykk fordi man kan det selv, men så er det ikke allment brukte ord, og da mister man tilgjengeligheten. Dette er et arbeid for tilgjengeliggjøring, ikke bare for politikere men for alle som skal ha med kommunen å gjøre, og da er det i bunn og grunn et demokrati-arbeid slik jeg ser det, sier Ø.Schärer.
Les også:
Klart språk i kommunen
Klart språk: byggesaksavdelingen vil gjøre seg enklere forstått
