Revisjon Midt-Norge kommer med krass kritikk av ledelsen i sin forvaltningsrevisjon i Ren Røros AS. Samtidig konkluderer revisjonen med at Røros kommune i det store og hele utøver sitt eierskap i tråd med normer for god eierstyring, men har forbedringspotensial på flere punkter. Revisor registrerer at det er gjort et grundig arbeid med eierpolitikken som legger et godt grunnlag for eierstyringen framover.
Revisjon Midt-Norge har gjennomført forvaltningsrevisjon av Ren Røros på oppdrag fra Røros kommunes kontrollutvalg i perioden april 2020 til mai 2020. Like før denne rapporten var klar, la Ren Røros fram er årsregnskap for 2019, som viser rekordomsetning. Henrik Grønn, Anne Grethe Beck Andersen, Erland Sjøvold og May Kristin Knutsen har trukket seg fra styret i Ren Røros i protest mot ledelsen.
Her er revisjonens sammendrag om ledelsen av Ren Røros:
Revisor konkluderer med at styrearbeidet i Ren Røros AS er lite profesjonelt. Dette begrunnes med at styret ikke har en systematisk oversikt over hvilke saker de kan og skal behandle eller hvilken informasjon de trenger for å følge opp sitt ansvar i forhold til aksjeloven, vedtekter og egne bestemmelser. Protokollføringen i selskapet gir ikke tydelige vedtak, noe som kan spores tilbake til innholdet i protokollene, prosessen omkring vedtaksformulering og prosessen omkring godkjenning av protokollene.
Styret er lite bevisst på å ivareta sin eierrolle overfor datterselskapene, samt å sikre god forankring for sitt eget arbeid hos eierne. Strategiarbeidet Revisor konkluderer med at styret har blitt sent involvert i strategiarbeidet og dermed ikke har fått anledning til å gi rammer og føringer for strategiarbeidet.
Styret har i stor grad fått presentert vekstambisjonen i stedet for å være med å bestemme den. Det gjør at strategien er dårlig forankret i styret, at styret er lite informert om gangen i strategiprosessen og hva som kommer ut av den. Økonomiforvaltning Revisor konkluderer med at styret får jevnlig økonomirapportering, men at rapportene er lite sammenlignbare over tid.
I noen sammenhenger rapporteres det i forhold til forrige år, mens det andre ganger rapporteres i forhold til årets budsjett. Det beregnes budsjettavvik kun på konsernnivå og budsjettavvik behandles ikke. Behovet for økonomiinformasjon handler ikke om mengden informasjon, men om hva styret trenger av informasjon for å styre etter.
Styret har ikke tatt jobben med å definere hva de trenger for å ivareta sitt ansvar. Tilsyn Revisor konkluderer med at styret ikke har vedtatt instruks for daglig leder og at styret verken får eller etterspør tilstrekkelig med informasjon for å føre tilsyn med virksomheten.
På samme måte som i økonomiforvaltningen har ikke styret tatt jobben med å definere overfor administrasjonen hva de trenger for å ivareta sitt ansvar.
Anbefalinger – Revisor vil anbefale eier å:
– Gjennomgå styringsdokumentene med tanke på å reetablere styringslinjene fra eier som følge av at selskapet har blitt et konsern og med bakgrunn i den eierskapspolitikken kommunen har vedtatt. Dette bør omfatte vedtektsendringer, eksempelvis vedtektsfeste valgkomite for B-aksjonærene, vedtektsfeste instruks til valgkomiteen og eventuelle krav til saksbehandling eller rapportering til eier, som går ut over det minimum som er fastsatt i aksjeloven
– Gjennomføre jevnlige eiermøter (i tråd med kommunens eierpolitikk) slik at man sikrer god dialog med selskapet utover det som behandles i generalforsamling.
– Utarbeide en eierskapsmelding som er i tråd med både lovkrav og anbefalinger, samt behandle denne årlig i tråd med egen eierpolitikk
– informere selskapet om hva kommunen regner som rammer av forsvarlig og etisk forretningsdrift og samfunnsansvar, samt vurdere å sette krav til at retningslinjer for dette utarbeides og revideres jevnlig
– Anbefale styret om å ikke ha konsernstyremedlemmer som styremedlemmer i datterselskap
– Sikre seg kjennskap til om opplæring gjennomføres i styret eller ikke, og vurdere om man vil fastsette krav til dette Revisor vil anbefale selskapet/styret å:
– Revidere selskapets vedtekter med det formål å innarbeide eiers styringsønsker (strategi, etablering av selskaper, risikobilde, konflikter i styret)
– Oppdatere konsernstyrets egne styringsdokumenter i samsvar med føringene fra eierne og sørge for at disse etterleves, herunder lage instruks til daglig leder
– Gi alle styremedlemmer styreopplæring
– Etablere et rammeverk for å utøve tilsyn med virksomheten, herunder definere hvilken rapportering de trenger
– Lage tydelige rutiner for innkalling, saksframlegg og protokoll samt å etterleve dem
Kontrollutvalget i Røros kommune bestilte en forvaltningsrevisjon av Ren Røros AS den 17. mars 2020. Bakgrunn for bestillingen er at formannskapet i Røros kommune fattet et vedtak om å fremme en sak for ekstraordinær generalforsamling i Ren Røros AS om forvaltningsrevisjon i selskapet. Bakgrunnen for saken i formannskapet var at fire av sju styremedlemmer i Ren Røros AS hadde trukket seg fra sine verv. Revisor utarbeidet et utkast til prosjektplan til bestillingsmøtet som ble brukt som grunnlag for å be om innspill fra alle aksjonærene. Innspill fra aksjonærene ble innarbeidet i prosjektplanen som ble vedtatt i kontrollutvalget 31. mars 2020.
Forvaltningsrevisjonen har behandlet følgende problemstillinger:
1. Utøver Røros kommune sitt eierskap i Ren Røros i tråd med normer for god eierstyring?
2. Forvalter styret i Ren Røros AS selskapet i tråd med utvalgte krav i aksjeloven, eiersignaler og egne vedtekter?
2.1 Styrets arbeidsprosesser
2.2 Styrets strategiarbeid
2.3 Styrets økonomiforvaltning
2.4 Styrets tilsyn med daglig ledelse og selskapets virksomhet for øvrig Den første problemstillingen er en eierskapskontroll og den andre problemstillingen er en forvaltningsrevisjon av selskapet Ren Røros AS på konsernnivå.
