Uriktig statistikk på byggesaker

Ole Jørgen Kjellmark Foto: Tore Østby
I følge KOSTRA-tallene er Røros kommune blant landets fremste når det gjelder byggesaksbehandling. Statistikken viser at i perioden 2012 – 2016 ble så og si alle  søknader om tiltak behandlet godt innenfor lovpålagt saksbehandlingstid.
En revisjonsrapport fra kommunerevisjonen konkluderer imidlertid med at statistikken ikke er til å stole på, fordi det ikke er korrekte tall som er rapportert inn fra Røros kommune.
Leder i kontrollutvalget Ole Jørgen Kjellmark er ikke fornøyd med at KOSTRA-tallene ikke er til å stole på.

Det er Revisjon Fjell IKS som har lagt fram rapporten etter forvaltningsrevisjon på saksbehandling i byggesaker i Røros kommune. Rapporten er behandlet i kontrollutvalget og legges fram for kommunestyrebehadling torsdag denne uke. (torsdag 15. februar).

I forvaltningsrapporten kommer det fram at det for 2015 er et betydelig avvik mellom antall byggesaker kommunen har innrapportert til KOSTRA og det antallet revisjonen har fått oppgitt. Også for 2016 er det noen avvik. Revisjonen har forespurt kommunen hva som kan være grunnen til uoverensstemmelse mellom tallene. Til dette er det svart at kommunen ikke hadde system for løpende å registrere antall saker, og at de ved KOSTRA-Rapporteringen har forsøkt etter beste evne til å rekonstruere tallene.

Revisjonen finner det kritikkverdig at kommunen har rapportert KOSTRA – data for
byggesaksbehandlingen som ikke har vært tilfredsstillende kvalitetssikret, heter det i revisjonsrapporten.
I følge svaret fra kommunen til kommunerevisoren kommer det heretter til å bli rapportert reelle tall. Kommunen har nå etablert et system med løpende registrering av antall saker.
Fristoverholdelse Kommunen rapporterer årlig inn sin saksbehandlingstid og fristoverholdelse til SSB i forbindelse med KOSTRA.
Revisjonen ser svært positivt på at kommunen allerede har iverksatt forbedringstiltak for mange av de svakhetene som er påpekt, og at arbeidet med et revidert internkontrollsystem for byggesaksbehandling er godt i gang, heter det i revisjonsrapporten.

Kommunerevisjonen har plukket ut 16 byggesaker som de har sett nærmere på. I gjennomgangen av de 16 sakene har revisjonen merket seg noen svakheter.

– Behov for å bruke et lettleselig og forståelig språk
– Varsling om forventet saksbehandlingstid
– Fullstendig journalføring av arkivverdige dokument
– Skriftlig dokumentasjon av saksbehandlingen
– Korrekt lovhenvisning
– Manglende myndighet til å utferdige sluttattester
– Overholdelse av saksbehandlingsfrister
– Varsling av berørte parter i dispensasjonssaker
– Avklaring av om det er en dispensasjonssak eller ikke
Revisjonen påpeker at byggesaksenheten later til å ha vært underbemannet i deler av den aktuelle perioden i forhold til den nødvendige kapasitet for å løse lovpålagte oppgaver.
Ut over dette har revisjonen funnet noen avvik som vi mener burde vært avdekket
gjennom kommunens interkontroll:
– Å påse at det blir angitt korrekt lovhjemmel for vedtakene
– Å påse at det blir fattet formelt dispensasjonsvedtak for alle saker som krever dispensasjon fra planbestemmelser
– Å påse at alle enkeltvedtak blir fattet av kompetent organ etter kommunens delegeringsregler, herunder også vedtak om ferdigattest
– Å påse at berørte parter gis adgang til uttalelse før vedtak i rene dispensasjonssaker blir fattet
– Å påse at alle arkivverdige dokument blir journalført, herunder også sjekklisten fra
mottakskontrollen
Rådmannens uttalelse om saken er vedlagt revisjonsrapporten. I den heter det:
– Revisjonens rapport med beskrivelse og betraktninger rundt byggesak er i stor grad sammenfallende med Rådmannens oppfatning av styrker og svakheter ved byggesak i
Røros kommune pr i dag.
Som beskrevet i rapporten er administrasjonen i full gang med å utvikle byggesaksområdet for ytterligere å sikre god forvaltning. I følge tilbakemeldingen vil interne system og prosedyrer være på plass våren 2018, og nye publikumsløsninger for dokumentinnsyn vil bli etablert når byggesaks arkivet er digitalisert. I tilbakemeldingen blir det også gitt forsikring om at system for korrekt KOSTRA-rapportering nå er på plass, og at de avvikene som er påpekt i siste avsnitt i kapittel 4.4 i stor grad allerede er lukket gjennom de maler og rutiner som nå brukes.